La legge sulla privacy, in vigore dal 2003, impone particolari accortezze nel trattamento dei “dati” riferibili a qualsiasi individuo. E’ quindi naturale che anche il condominio sia soggetto al rispetto della normativa. Ciò significa che sia i condòmini che l’amministratore devono prestarvi attenzione.

I dati possono essere raggruppati in tre categorie:

• Dati personali: si tratta di qualsiasi informazione che riguardi persone, enti o società, in grado di ricondurre ai soggetti stessi e quindi di identificarli; generalità, foto, registrazioni audio e video sono solo alcuni esempi;
• Dati sensibili: sono informazioni molto più specifiche, che entrano nella sfera privata delle persone e che per tale motivo sono particolarmente riservate. Il trattamento di queste informazioni necessita di particolari forme di tutela. Dati sensibili sono l’origine razziale o etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altra natura, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni religiose, filosofiche o politiche, e qualsiasi altra informazioni inerente lo stato di salute o alla vita sessuale del soggetto;
• Dati giudiziari: sono le informazioni idonee a rivelare provvedimenti giudiziari di qualsiasi natura in capo ad un soggetto, siano essi civili, penali o amministrative.

La detenzione e il trattamento dei dati è soggetto ad autorizzazione, e quindi consenso, da parte dell’interessato. Deve essere un consenso scritto dove colui che “tratta” le informazioni si impegna alla riservatezza delle stesse e comunica le modalità con cui tali dati verranno custoditi ed eventualmente comunicati a terze parti.

L’amministratore opera in virtù di un contratto di mandato che pone automaticamente entrambi i contraenti nella condizione di sapere che i propri dati dovranno essere trattati per eseguire gli obblighi del mandato. Oltretutto il mandante, e cioè il condominio, è costituito da più soggetti che sono contitolari di un unico trattamento, che sottintende il diritto di ciascuno di essere a conoscenza delle informazioni trattate, e in particolare anche quelle degli altri condòmini. Nel rapporto tra amministratore e condominio è quindi esclusa la necessità di far firmare il consenso al trattamento, rimanendo in capo a ciascuno dei contraenti il rispetto della normativa verso terzi.

Sarebbe comunque opportuno che l’amministratore, al momento del suo insediamento, inviasse alla prima occasione, magari contestualmente ad una convocazione assembleare, una “informativa” dove indicare i riferimenti più importanti alla normativa e la finalità del trattamento.

Non avere obblighi di far firmare il consenso ai singoli condòmini, non esclude che l’amministratore abbia altre responsabilità. Deve infatti garantire che all’interno della sua organizzazione i dati dei condòmini vengano trattati con la dovuta cautela e che ne sia garantita conservazione e sicurezza.

In particolare i dati dei condòmini devono:

1. Essere trattati in modo lecito e secondo correttezza;
2. Devono essere raccolti soltanto per le finalità derivanti dal mandato;
3. Devono essere esatti e, nel caso, aggiornati;
4. Devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità per cui vengono raccolti;
5. Devono essere conservati per il tempo necessario agli scopi del contratto;
6. Al termine del mandato devono essere comunicati all’amministratore entrante e successivamente deve essere distrutta qualsiasi copia degli stessi.

Le misure minime che devono essere garantite dall’organizzazione dell’amministratore sono:

1. Evitare che i dati possano essere distrutti, persi o divulgati, anche per cause accidentali;
2. Evitare che siano letti o utilizzati in modo improprio da persone non autorizzate.

Ne consegue che, nel caso di impiego di strumenti informatici, l’accesso ad ogni singola postazione deve essere protetto da password di lunghezza minima di 8 caratteri, e che qualsiasi documento cartaceo venga custodito in luogo sicuro e protetto da chiave.

Durante lo svolgimento del suo mandato, l’amministratore deve prestare attenzione nel mantenere una certa riservatezza. In particolare deve:

1. Evitare di affiggere nei locali condominiali qualsiasi tipo di avviso che identifichi nominalmente uno dei condòmini;
2. Nel fornire la documentazione eventualmente richiesta da un condòmino, farsi firmare una dichiarazione in cui il condòmino stesso si assume la responsabilità di non divulgare le informazioni ricevute, all’esterno del condominio;
3. Evitare di divulgare dati sensibili inerenti ai condòmini, in modo speciale quelli riferibili a disabilità, per i quali l’amministratore potrebbe richiedere agevolazioni inerenti all’abbattimento delle barriere architettoniche;
4. Evitare di divulgare dati giudiziari relativi a condòmini soggetti a restrizioni della libertà o che siano stati oggetto di altri provvedimenti.

L’amministratore non commette alcuna violazione della normativa sulla privacy quando:

1. Consegna ad un altro condòmino la situazione delle morosità condominiali ove siano indicati i nominativi di ciascuna posizione debitoria;
2. Presenti la situazione di morosità dei condomini durante l’assemblea ordinaria di approvazione del rendiconto condominiale:
3. Fornisca le generalità dei condòmini morosi e l’ammontare dei debito di ciascuno, ai creditori che intendano istruire una causa contro il condominio.

Un condominio che desideri installare un sistema di videosorveglianza deve inevitabilmente rispettare la normativa sulla privacy.

Un condòmino può, privatamente, installare un sistema di videosorveglianza a patto che:

• La telecamera inquadri esclusivamente l’accesso alla propria abitazione e, negli altri casi, esclusivamente i locali di proprietà;
• I dati eventualmente raccolti non siano trasmessi a terzi;
• Sussistano motivi di pericolo che ne giustifichino l’adozione.

Quando si tratta di un sistema di videosorveglianza condominiale, le condizioni per effettuare l’installazione sono più stringenti:

1. Devono sussistere motivi di pericolo che ne giustifichino l’adozione, ovvero che siano state denunciate situazioni per le quali sia consigliabile l’installazione del sistema;
2. Siano stati adottati, senza successo, sistemi preventivi di sicurezza: cancelli, sbarre, porte blindate, impianti di allarme, ecc;

Le telecamere eventualmente installate dovranno riprendere esclusivamente le parti comuni e non potranno mai inquadrare la pubblica via. Non potranno in nessun caso essere impiegate per controllare l’attività dei lavoratori. Si dovranno affiggere appositi avvisi che informino chiaramente e chiunque, che si è installato un sistema di videosorveglianza.

L’impianto deve consentire la ripresa senza alcun ingrandimento e la registrazione non potrà essere conservata oltre il tempo necessario, che non dovrebbe mai superare le 24 ore. L’accesso alle registrazioni dovrà essere autorizzato solo ai responsabili designati a tale scopo, e nominati in assemblea, o all’autorità giudiziaria che ne faccia richiesta.

L’autorizzazione assembleare che consente l’installazione di un impianto di videosorveglianza è deliberata con il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti che rappresentino almeno la metà del valore millesimale dell’intero condominio.