I documenti che sicuramente un amministratore deve possedere e soprattutto deve aggiornare in funzione degli obblighi di legge sono:

• Fascicolo di fabbricato, contenente le planimetrie, i prospetti ed ogni altra documentazione tecnica disponibile;
• Certificazioni di conformità di tutti gli impianti e Certificato di Prevenzione Incendi;
• Contratti di manutenzione obbligatoria ed ogni altro contratto d’appalto o d’opera ivi compresi quelli di somministrazione e di assicurazione;
• Licenze, autorizzazioni, concessioni, certificazioni e verbali, in particolare quelli obbligatori degli Organismi Notificati;
• Atti di compravendita di beni condominiali e/o costituzioni di servitù;
• Fascicoli per cause pendenti;
• Fascicoli per recupero morosità;
• Fascicoli inerenti a lavori precedenti soggetti a sgravio IRPEF con relativi bonifici e documentazione;
• Modelli 770 e CU degli anni precedenti
• Fascicolo della sicurezza contenente eventuali DVR e ogni altra documentazione obbligatoria;
• Documentazione contabile in genere, completa di tutti i rendiconti condominiali e relativi prospetti;
• Qualsiasi documento, anche giustificativo di spesa, inerente almeno agli ultimi dieci anni.

Nel caso di dipendenti anche se non più presenti:

• Tutta la documentazione inerente al rapporto lavorativo, dalla lettera di assunzione in avanti;
• Documenti relativi ai versamenti dei contributi, di altri oneri previdenziali e assicurativi;
• Tutte le comunicazioni agli Enti.